Blog

Niezależnie od branży, każdy specjalista ma swój własny język, którego nie rozumieją „mugole”. Nie mogłem się oprzeć przed wstawieniem tego słówka, które idealnie obrazuje, o czym będzie artykuł.

Tak jak w książkach o Harrym Potterze zwykli ludzie nie rozumieli języka czarodziejów, tak większość z nas nie zna specjalistycznego słownictwa elektryków, kardiochirurgów, czy omawianych tu specjalistów z branży IT.

Powstało wiele książek o tym, jak zespół programistów powinien rozmawiać z biznesem, żeby komunikacja była efektywna. Ba, jeszcze więcej książek traktuje o komunikacji ogólnie, bo to nie jest wcale trywialny temat. Mówić umie każdy, ale komunikować się potrafią nieliczni. Nie będę się jednak mądrzył w dziedzinie, w której nie jestem specjalistą.

Natomiast mogę powiedzieć Ci co nieco o języku używanym na styku biznesu z IT.

Która strona powinna zadbać o dobrą komunikację?

Jak myślisz, komu powinno bardziej zależeć na dobrej komunikacji? Która strona powinna o nią zadbać?

Prawda jest taka, że zależeć powinno obu stronom. Tylko wzajemne zrozumienie sprawi, że klient otrzyma produkt, jakiego oczekuje, a zespół projektowy wykorzysta swoją wiedzę i doświadczenie, żeby sprostać zadaniu.

Obie strony muszą być pewne, że druga strona wie, co ta pierwsza ma na myśli. Inaczej klient nie będzie zadowolony, że dostał coś innego niż (wydaje mu się) zamawiał, a zespół będzie zdenerwowany, że klient nie jest zadowolony, mimo że ciężko pracowali, żeby dostarczyć mu to, czego on (wydaje im się) oczekiwał.

Warto pamiętać, że nieporozumienia prowadzą nie tylko do frustracji, ale wpływają też na koszty. Im mniej dokładna wiedza o systemie, tym ciężej prawidłowo oszacować czas potrzebny na wykonanie oprogramowania. Im większy i bardziej złożony projekt, tym trudniejszy jest do oszacowania czas jego wytworzenia. W takim wypadku najlepszym rozwiązaniem jest wykrojenie najważniejszych funkcjonalności z punktu widzenia klienta albo podzielenie projektu na etapy i poszczególna ich wycena.

Jak wygląda rzeczywistość?

Fajnie, pogadaliśmy sobie o tym, jak ta komunikacja wygląda w idealnym przypadku. W rzeczywistości jednak bywa... różnie. Niestety nie funkcjonujemy w świecie idealnym i zawsze może dojść do jakichś nieporozumień. Zależy to głównie od tego, z czym przychodzi klient i jakie umiejętności mają analitycy w danej firmie.

My sami czasem dostajemy zapytania w stylu: „Dzień dobry, potrzebuję oprogramowania do generowania rozliczeń, proszę o wycenę.” I tyle. Nie pozostaje nam wtedy nic innego, jak wyciągnąć szklaną kulę i wywróżyć brakujące szczegóły ;)

Ale dla równowagi czasem klient wysyła nam zapotrzebowanie szczegółowe aż do bólu. Już przy pierwszym kontakcie rozpisuje każdy ekran i wszystkie formularze z rozróżnieniem poszczególnych pól.

Różnice wynikają głównie z poziomu wiedzy, jaką dana osoba ma o technologii. Świadczy to też o jej dokładności. Uważnie słuchając klienta, już po pierwszej rozmowie można wiele wywnioskować i dopasować do niego odpowiednie komunikaty, ale o tym pewnie więcej mówią techniki dobrej sprzedaży :)

Jedną z najlepszych książek, jakie czytałem w temacie komunikacji biznesu z IT jest „Oprogramowanie szyte na miarę. Jak rozmawiać z klientem, który nie wie, czego chce?” Michała Bartyzela. Gorąco Ci ją polecam.

DDD i Event Storming

Najważniejsza kwestia w takiej komunikacji to stosowanie spójnego słownictwa i upewnienie się, że język jest zrozumiały dla wszystkich. Jeśli klient nazywa użytkowników swojej aplikacji „uczniami”, zawsze używamy tego stwierdzenia opisując użytkownika aplikacji.

Dzięki temu unikamy nieporozumień i mamy pewność, że mówimy o tym samym co klient. Nie jest to absolutnie mój wymysł, a jedna z zasad przy stosowaniu DDD (Domain-Driven Design). Swoją drogą, pozycja obowiązkowa dla wszystkich zajmujących się projektowaniem systemów informatycznych.

Kolejnym sposobem na rozpoznanie wymagań klienta jest tzw. Event Storming. Jest to metoda, w której członkowie zespołu programistycznego mogą poznać wiedzę biznesową. Do jej przeprowadzenia wystarczą kolorowe karteczki, tablica lub ściana do ich przyklejenia oraz długopisy. Trzeba też zarezerwować trochę czasu, bo takie warsztaty, w zależności od potrzeb mogą trwać od jednego, do nawet kilku dni.

Najlepiej zacząć od wymodelowania wszystkich procesów biznesowych bez wchodzenia w szczegóły. Na tym etapie chodzi o to, by wszyscy mogli jak najlepiej poznać projektowany system oraz ograniczenia techniczne, które mogą wystąpić.

W dalszej kolejności wchodzimy w szczegóły ważne z punktu widzenia implementacji. Takie warsztaty pomagają jednocześnie wydzielić kolejne etapy prac i estymować mniejsze fragmenty systemu.

Jak przygotować zapytanie projektowe?

Specjalnie dla Ciebie przygotowałem szablon zapytania na stworzenie oprogramowania dedykowanego lub projektu graficznego. Pamiętaj, że dobrze przygotowane zapytanie oszczędzi Ci czas na odpowiadanie na te same pytania potencjalnych wykonawców. Możesz go pobrać, zapisując się do newslettera poniżej:

https://kielniakodu.io/pl/newsletter

Jeśli wciąż nie czujesz się w temacie zbyt pewnie, możesz także zlecić przygotowanie opisu wymagań systemu zewnętrznej firmie. Co prawda jest to dodatkowy wydatek, ale spójrz na to, jak na inwestycję. Dzięki temu ograniczysz ryzyko, że z powodu niedokładnych szacunków, budżet skończy Ci się w połowie prac nad systemem.

My także świadczymy takie usługi. Kliknij poniżej, żeby poznać szczegóły.

https://kielniakodu.io/pl/uslugi/tworzenie-dokumentacji-projektowej

Poza dokumentacją, którą możesz przekazać wybranym firmom, załączamy także naszą niezobowiązującą wycenę, która pokaże Ci z jakimi kosztami musisz się liczyć.

Nie pozwól, żeby brak wiedzy technicznej Cię ograniczał

Masz genialny pomysł, który zrewolucjonizuje cały świat, albo chociaż jego wycinek, bliski Twemu sercu? Jednocześnie brak Ci wiedzy specjalistycznej? Nic nie szkodzi. Skup się na tym, na czym się znasz, a kwestie techniczne zostaw nam!

Niestety nie jesteśmy w stanie rozpisać Ci wszystkiego kompleksowo za darmo, ale możemy określić jak bardzo skomplikowany, jest Twój system i czy dysponujesz wystarczającym budżetem.

Dokładnie wsłuchamy się w Twoje potrzeby i po partnersku przedstawimy dopasowaną do Ciebie wizję współpracy. Ty sam zdecydujesz, czy to coś dla Ciebie. A jeśli ostatecznie wybierzesz inny software house - pomożemy Ci w kontakcie. Możesz na nas liczyć!